Donanım kararları neden dijital dönüşüm çabalarınızı olumlu veya olumsuz etkileyebilir?

Zaten kilit öneme sahip stratejik bir girişim olan dijital dönüşümün önemi, Koronavirüs salgınının ertesinde daha da arttı. BT karar mercilerinin %59'u¹ pandeminin yarattığı baskının, dijital dönüşüm çalışmalarını hızlandırdığını söylüyor. "Yeni normal" gelecekteki donanım gereksinimlerimiz üzerinde önemli bir etkiye sahip. Yatırımlarınızın boşa gitmediğinden emin olmak için ofis teknolojilerinizin uzun vadeli dijital dönüşüm stratejinize ne şekilde uyum sağlayacağını göz önünde bulundurmalısınız.

Farklı istatistikler söz konusu olsa da araştırmalar² 2021 sonu itibarıyla iş gücünün %25-30'unun haftada birkaç gün evden çalışacağını öngörüyor. Uzaktan çalışma, hayatımıza pandemiyle giren yeni bir uygulama değil, geçtiğimiz on yılda artış gösteren, istikrarlı bir trend. Pek çok tanınan markanın daha esnek ve hibrit bir çalışma yaklaşımını benimsediklerini duyurmasının ardından ofis trafiğinde hızlı bir düşüş görmeyi bekleyebiliriz ancak gerçekte olan sadece ofisin rolünün değişmesi. Ofisler, tüm çalışma etkinlikleri için varsayılan ortam olmaktan çıkıp yüz yüze iş birliği ve uzman kaynak kullanımı gibi görevler için bir seçenek haline gelecek.

İşletmeler ve iş güçleri artık, "Ne elde etmek istiyorum ve bunu en iyi destekleyen çalışma ortamı neresi?" sorusunu sorma özgürlüğüne sahip. İşletme ve BT yöneticilerinin rolü, teknolojinin asla bu karar verme aşamasında belirleyici olmamasını ancak her çalışma ortamı için sessizce kolaylaştırıcı bir rol üstlenmesini sağlamak olacaktır. BT yöneticileri için bu önemli bir geçiş olacaktır. Geçmişte şirketler ofisleri için yerinde teknoloji yatırımlarına öncelik veriyordu ama hibrit çalışma modelinin doğru şekilde işleyebilmesi için artık tüm çalışma ortamlarının aynı şekilde görülmesi gerekiyor. Burada amaç, konumdan bağımsız olarak tutarlı bir çalışma deneyiminin sağlanması olmalıdır.

Bu bağlamda doğru teknolojilere yatırım yapılması çok önemlidir. Daha fazla tam zamanlı veya yarı zamanlı çalışan uzaktan çalışmayı tercih etse de Ticari Borçlar veya işe alım süreci gibi normal şirket süreçlerinin hâlâ etkili bir şekilde işletilmesine odaklanılmalıdır. Ekiplerin fiziksel belgeler üzerinde kolayca birlikte çalışamayacağı düşünüldüğünde dijitalleştirme, uzaktan çalışma modelindeki eksiklerin giderilmesi sürecinin önemli bir parçası olacaktır. Çalışanlar, fiziksel belgeleri dijital veriye dönüştürerek, bu belgeleri evden çalışan ekip üyeleri tarafından kullanılabilir hale getirmekle kalmaz eve dönmeleri halinde bile kendi başlarına belgeler üzerinde çalışmaya devam etmelerini sağlarlar. Bu da hem tek başına hem de ekip halinde etkili bir hibrit çalışmayı mümkün kılar.

İş dünyası liderlerinin neredeyse yarısı (%49), kağıt bazlı süreçlerin dijitalleştirilmesinin işletme dönüşümü girişimleri için çok önemli olduğunu düşünüyor³. Bununla birlikte, dönüşüm vurgusuna rağmen BT karar mercilerinin %65'i, 2025 itibarıyla kağıdın çalışma alanlarında önemini korumaya devam edeceğini düşünüyor⁴. Dijital teknolojilerdeki gelişmelerden bağımsız olarak geçmişte yapılan, "kağıtsız ofisleri" müjdeleyen öngörüler henüz gerçekleşmedi. Hatta pandemide olduğu gibi dijitalleştirme çalışmalarının arttığı bu kadar zorlu koşullarda bile şirketler çoğunlukla kağıt içeren iş akışlarını hâlâ %100 dijitalleştiremiyor⁵. İster kağıtla başladıkları ister kağıtla bitirdikleri için olsun, gerçekte çoğu şirket hâlâ iş akışlarının bir noktasında fiziksel belgelere ihtiyaç duyuyor.

Peki bu, yatırım açısından ne anlama geliyor? En azından gelecekte BT yöneticilerinin etkili hibrit çalışma şekillerini destekleyen teknolojilere yatırım yapmaya ihtiyaç duyacaklarını bekleyebiliriz.

Hibrit çalışmayı destekleyen teknoloji ekosistemleri oluşturmak için doğru donanımları satın almak çok önemlidir. Geçmişteki satın alma kararlarına veya maliyet tasarrufuna dayalı yatırım yapmak çekici görünse de bugün dünyamız 12 ay öncesinden bile çok farklı. Bugünün baskı ve tarama donanımlarının hibrit iş akışları için bir merkez görevi görmesi gerekiyor. Bağlantı seçenekleri ve dijitalleştirme işlevselliği gelecekteki her türlü satın alma kararında önemli bir yere sahip olmalıdır.

Canon'un portföyü, özellikle etkili bir hibrit çalışma yöntemi düşünülerek tasarlanmıştır. Akıllı çok işlevli cihazlarımız (MFD'ler), en yeni belge yakalama ve işleme teknolojisiyle geliştirilmiştir ve yaygın kullanılan bulutta depolama ve iş akışı uygulamalarına yönelik yerleşik geliştirilmiş bulut bağlantısı özelliğine sahiptir.

Yeni çıkan imageRUNNER ADVANCE DX C5800 Serisi gibi MFD'lerimiz, son teknolojili baskı özellikleri sunmanın yanı sıra dijital dönüşümü destekleyen akıllı tarama teknolojisine de sahiptir. Çalışanlar basılı belgeleri kolaylıkla OneDrive veya Dropbox gibi uygulamalara yüklenebilen ya da SAP Concur gibi şirket iş akışlarına bağlanan dijital bilgiye dönüştürebilir. Bu gelişmiş bağlantı özelliği, bilgilerin konumlarından bağımsız olarak iş arkadaşları arasında kullanılmasını sağlarken her yerden daha etkili bir biçimde çalışılmasını destekler.

Bir BT yöneticisi olarak 2020 yılının BT stratejiniz ve yatırım öncelikleriniz üzerinde büyük etkisi oldu. Kısa vadeli öncelik, sürecin "işlemesini" sağlamakken şirketler uzun vadeli hibrit çalışma hakkında düşünmeli. İş akışları birden çok konumda nasıl etkili biçimde işletilecek? Bu süreçlerin hangi bileşenleri hemen dijitalleştirilebilir? Ve baskı nerede önemini koruyor? Baskıdan dijitale geçerken bile sorunsuz çalışmayı desteklemek üzere BT yöneticileri, yalnızca gündelik baskı özelliklerine değil, günümüz MFD'lerinin sunabileceği bağlantı, dijitalleştirme ve iş akışı olanaklarına da sahip yeni nesil MFD'lere yatırım yapmanın yollarını aramalıdır.

En yeni MFD'lerimizin dijital dönüşüm ihtiyaçlarınıza nasıl cevap verdiğini keşfedin.