Bilgi Yönetimi teknolojilerini sorunsuz biçimde sunmak için en önemli dört ipucumuz

Kuruluş genelinde bilgi akışını iyileştirmek için yeni teknolojiye yatırım yapmaya karar vermek önemli bir karardır. Maliyetleri düşük tutarken, en az kesintiyle bunu başarılı bir şekilde uygulamak ise başka bir konudur.

Bunu doğru yapmak önemlidir çünkü başarısız teknoloji uygulamaları manşetlere konu olur (ör. "şimdiye kadar görülen en büyük BT faciası"¹ olarak nitelendirilen, iptal olan NHS hasta kaydı sistemi veya Sainsbury'nin 150 milyon pound maliyetle çöken depo otomasyon sistemi²).

Yeni araştırmamızda, iş süreçlerinin nasıl geliştiğini anlamak için binlerce BT karar alıcısıyla (ITDM) görüşüldü. Yeni teknoloji uygulamaları sırasında mevcut mimariyle uyumluluğun, ITDM'lerin karşılaştığı bir numaralı sorun olduğu görüldü.

Bu sorunlar, birçok işletmenin dijital olarak olgunlaşmak istediği bir dönemde yeni bir teknoloji projesi için ölümcül olabilir. Hatta katılımcıların %10'unun, son birkaç yılda bir uygulamayı tamamen terk etmek zorunda kaldığını bile gördük.

Bu makalede, yeni teknolojiyi uygularken ITDM'lerin göz önünde bulundurması gereken dört alan açıklanmaktadır. Bu öğelerin doğru şekilde uygulanması, şirketlerin yeni sistemlerinin avantajlarını görmeye başlayabilmeleri için daha sorunsuz ve daha ödüllendirici bir uygulama fırsatı sunar.

Rapor için yaptığımız araştırmanın bir parçası olarak, ITDM'lere stratejik bir teknolojiyi en son uygulamaya geçirdiklerinde karşılaştıkları zorluklar hakkında sorular sorduk. Teknolojinin mevcut BT varlıklarıyla entegrasyonu, %28 ile en sık dile getirilen sorun oldu.

ITDM'ler yeni bir yatırımı değerlendirirken uyumluluğun, satın alma sürecinde teknolojinin özelliklerinin bile önüne geçerek en önemli unsur olarak ortaya çıkmasının nedeni de buydu.

Ancak tamamen yeni çözümler sunmanın zamanı, maliyeti ve zorlukları göz önünde bulundurulduğunda önerimiz, satın alma sürecine stratejik olarak yaklaşmak ve işletme geliştikçe büyük yeni uygulamalar olmadan daha fazla özellik eklemenize olanak tanıyacak ölçeklenebilir teknolojilere öncelik vermektir.

ITDM'lere son büyük teknoloji uygulamalarında sahip oldukları destek seviyesini sorduk. %61'i, belirli bir ölçüde üçüncü taraf tedarikçi kullandıklarını söyledi.

Dışarıdan yardım ararken tüm işletmelerin aynı yaklaşımı benimsememesi ilginç bir durumdur. %34'ü, görevi kendilerinin yönetebilmesi için kendilerine güven veren bir temel destek düzeyi aramaktadır. %35'i, proje için sorumluluğun paylaşıldığı, iş birliğine dayalı bir iş ortaklığı aramaktadır. Son olarak, ITDM'lerin %30'u, projenin başından sonuna kadar tüm sorumluluğu üstlenecek bir iş ortağıyla çalışmayı tercih etmektedir.

Bu, kuruluşun ihtiyaçlarına ve özelliklerine bağlıdır. 5.000'den fazla çalışanı olan büyük kuruluşların tam kapsamlı iş birliğini seçmesi daha olasıdır ve bu, bu büyüklükteki kuruluşlarda yeni teknoloji uygulamanın karmaşıklığı nedeniyle şaşırtıcı değildir.

Temel çıkarım, herkese uygun tek bir strateji olmamasıdır. Her işletmenin, dış destek almadan önce kendi güçlü ve zayıf yanlarının neler olduğunu düşünmesi gerekir.

Sizin için doğru seçim, kuruluşunuzun önceliklerine bağlıdır.

Örneğin araştırmamız, büyük teknolojileri şirket içinde en son uygulamaya geçirme sürecini şirket içinde yönetebilen işletmelerin en az sayıda uyumluluk sorunu ve gecikme rapor ettiğini gösterdi. Bu nedenle, hız sizin en büyük önceliğiniz ise bu en iyi seçenek olabilir. Ancak bu, daha az sürekli desteği beraberinde getirir. Nitekim, katılımcıların beşte biri, tedarikçilerle iletişim eksikliği olduğunu ve yedide biri de satış sonrası destek eksikliği olduğunu hissettiğini belirtmiştir.

Üçüncü taraflarla tam kapsamlı iş birliği yapmayı tercih eden ITDM'lerin hiçbir zorluk bildirmeme ihtimali daha yüksek oldu (%21). Bu rotayı seçmek, satış sonrası destek ve iletişim açısından da daha iyi sonuçlar üretmektedir. Ayrıca, bunların yalnızca %5'i projeyi bırakmak zorunda kalmıştır ve bu da şirket içi uygulamalardaki oranın neredeyse yarısıdır. Araştırmamızın işaret ettiği olumsuz bir nokta, işlevsellik sorunlarındaki artış oldu.

Anlaşıldığı üzere destek için karma bir yaklaşım benimsemeye çalışmanın (ör. başlangıçta üçüncü tarafın sorumlu olması ve ardından şirket içine taşıma veya bunun tam tersi) sorunlara gebe olduğu açıktır. Bu rotayı seçen ITDM'lerin %90'ından fazlası sorunlar bildirdi ve önemli ölçüde daha fazlası da projeyi bırakmak zorunda kaldı. Bu yaklaşım, teknolojinin amaca uygun olmaması ve çalışanların yeni sistemleri benimsemesinin düşük olması gibi daha yüksek oranlarda sorunlara da yol açmıştır.

Bu sorunları aşmış olan tüm ITDM'lerin net olarak gördüğü şey, tüm iş ortaklarının eşit olmamasıdır.

Büyük bir teknoloji uygulaması için doğru iş ortağını seçmek kolay bir karar değildir. Buna bağlı pek çok faktör vardır.

İyi bir iş ortağı, büyük ve karmaşık projelerle ilişkili uyumluluk ve zaman ölçeği risklerinden bazılarını azaltmak için ITDM'ler ve farklı iş kollarıyla birlikte çalışabilir. Ancak bunun tam tersi de söz konusudur. Gördüğümüz gibi, uyumluluk sorunları ve gecikmeler tam kapsamlı iş birliği ile daha da artırılabilir.

Bu bize ne anlatıyor? ITDM'lerin, kapsamlı çözüm entegrasyonu uzmanlığına ve ITDM'lerin benimsemek istediği teknoloji hakkında uzman bilgisine sahip olan bir iş ortağıyla çalışması çok önemlidir. Potansiyel iş ortaklarının, çeşitli çözümleri bir araya getirebilmesi ve birlikte çalışmak için çözümleri yönetmesi gerekir.

Başarılı bir uygulama, her türlü sürtüşmeyi ortadan kaldırmak için iş süreçlerinin (özellikle de belgelerin ve bilgilerin bir kuruluşta işlenme biçiminin) derinlemesine anlaşılmasını gerektirir.

Sonuç olarak, en iyi iş ortağı, ITDM'lerin otomatik bir geleceğe güvenle bağlı kalabilmesi için onlara ilham vermeli ve gelişmiş güvenlik ve uyumdan artırılmış üretkenliğe ve olağanüstü müşteri deneyimine uzanan avantajları sunabilmelidir.

Yeni teknoloji uygulamalarını kolaylaştırmanın hızlı bir çözümü yoktur. Doğası gereği, bu zorlu bir süreçtir ve uyumluluk sorunları her zaman mevcuttur.

Bununla birlikte, yeni teknolojileri ve yeni fikirleri benimseyen bir şirket kültürüne sahip, dijital olarak olgunlaşmış işletmeler başarılı olmak için gereken koşullara sahiptir. ITDM'ler geleceğe yönelik plan yaparsa, ihtiyaç duydukları desteği getirirse ve doğru desteği sağlayabilecek bir iş ortağı bulursa gelecek yıllarda kuruluşlarında avantaj sağlayan başarılı bir uygulama için mümkün olan en iyi şansa sahip olurlar.

Canon olarak, iş süreci mühendisliği ve çözümleri uygulama ve yönetme konusunda 30 yılı aşkın deneyimimiz var. Avrupa genelinde 2.700'den fazla müşterinin Bilgi Yönetimini iyileştirmesine yardımcı olduk. Ayrıca, iş akışlarının ve dijital belge yönetiminin hiperotomasyonunda uzmanlaşıyoruz. Böylece Bilgi Yönetimi yolculuğunuzun neresinde olursanız olun, bir sonraki aşamaya geçmenize yardımcı olmaya hazırız.

Şirketlerin teknoloji uygulamaları sırasında karşı karşıya kaldığı yaygın sorunlar ve kuruluşların daha iyi bilgi yönetimi için otomasyon gibi teknolojilerden nasıl faydalandığı hakkında daha fazla bilgi edinmek için raporumuzu hemen indirin.