Otomasyon yeni bir olgu değildir. Daha fazla üretkenliğe ihtiyaç duyan insanlar, görevleri yardım almadan tamamlamak için teknolojiler geliştirdi. Buharlı tezgahlardan otomobil montaj hattına kadar otomasyon, yüzyıllar boyunca çalışanlara sıradan ve tekrarlanan görevlerde yardımcı olarak iş yerlerinin daha verimli hale getirilmesini sağladı ¹.

Ancak ofis işlerinde otomasyon farklı biçimlerde gerçekleşir. Bilgi çalışanları, bilgiyi oluşturup paylaşarak katma değer sağlar. Bunu daha etkili bir şekilde yapabilmek, rekabette büyük bir artış demektir.

Kısa bir süre önce, kuruluşların belgeleri ve bilgileri nasıl yönettiği de dahil olmak üzere iş yeri süreçlerinin nasıl değiştiği üzerine bir araştırma yaptık ve kuruluşların artık otomasyonu farklı şekillerde uygulamaya başladıklarını öğrendik. Bu da, müşteri deneyimini iyileştirmek, güvenliği ve uyumluluğu korumak gibi verimliliğin çok ötesine geçen avantajlar sağlamaktadır.

Bununla birlikte, birçok işletmenin temel otomasyon biçimlerinden daha gelişmiş türlere geçmekte zorlandığını da gördük. Bunun üzerine şu soruyu sorduk: Neden?

Otomasyon, pandemiden önce de hızla büyüyen bir sektör olmasına rağmen, son birkaç yıl içinde kullanımında bir artış yaşandı ve küresel iş süreci otomasyon pazarı 2016 yılında 5,1 milyar ABD dolarından 2021 yılında 12,7 milyar ABD dolarına çıktı ². Pandemi, birçok işletmeyi operasyonlarının büyük bölümünü dijitalleştirmeye zorlayarak bu süreci hızlandırdı³ . McKinsey'e göre, teknolojinin benimsenmesi pandeminin öncesine kıyasla yaklaşık 25 kat daha hızlı gerçekleşti ⁴.

Sonuç mu? İşletmeler, birçok kuruluş daha önce önceliklendiremese bile otomasyona çok uygun olan ve tekrarlanan süreçleri içeren müşteri hizmetleri, İK ve fatura işleme gibi daha önce gözden kaçırılan iş fonksiyonlarını otomatikleştirme yolunda büyük adımlar attı.

McKinsey, bu gelişmelerle birlikte, otomasyon kullanma tutumunda maliyet azaltmadan rekabet avantajı elde etmeye kayma olduğunu da buldu⁵. Otomasyon daha gelişmiş hale geldikçe ve daha karmaşık iş süreçlerine uygulandıkça, daha fazla stratejik avantaj sağlar.

Araştırmamızda, ITDM'lere otomasyonla ilgili deneyimleri hakkında sorular sorduk. Yanıtlarından, sürekli avantaj gördükleri üç temel alanı belirledik:

Üretkenlik, otomasyonun en yaygın avantajlarından biridir ve araştırmamız da bunu ortaya çıkarmaktadır. ITDM'lerin %37'si, ekiplerin daha verimli çalışmasına olanak tanıdığını söyledi ve böylece en iyi avantaj oldu.

ITDM'lerin %32'si, otomasyona yaptıkları yatırımın uyumluluğu yönetmeyi ve kritik bilgileri korumayı kolaylaştırdığını tespit etti.

Konuştuğumuz ITDM'lerin %34'ü, otomasyonun, müşteri deneyimini iyileştirmelerine yardımcı olduğunu söyledi. Böylece bu da ilk üç avantajdan biri oldu.

ITDM'ler, sahip oldukları otomasyondan son derece mutludurlar. Peki, kuruluşlarına otomasyonun daha fazla avantajını getirebilecekleri alanlar var mı?

Veri koruması, ITDM'ler için sürekli bir kaygı noktasıdır ve giderek artan sanal ve hibrit çalışma yöntemleriyle birlikte, kuruluşların çalışan davranışlarını takip etmesi daha zordur. ITDM'lerin %36'sı, çalışanların uyumluluk süreçlerini takip etmediğini bildiklerini veya buna inandıklarını söyledi. Bu nedenle, bilgilerin kuruluşlarında nasıl aktığını daha iyi görebilmek ve kontrol edebilmek için dijital belge yönetimi teknolojisine yatırım yapıyor olmaları şaşırtıcı değildir.

Örneğin, ITDM'lerin %53'ü, onaylı olmayan çalışanların hassas belgelere erişememesini sağlayan otomatik erişim hakları uygulamaktadır. %51'i, hassas belgelerin GDPR uyarınca silinmesini sağlamak için otomatik olarak depolama süreleri uygulamaktadır.

ITDM'lerin toplamda yarısı, sorduğumuz potansiyel dijital belge yönetimi fırsatlarından herhangi birini uyguladıklarını söylemektedir.

Tüm iş akışlarını kapsayan daha karmaşık uygulamaları incelediğimizde, ITDM'lerin bu otomasyon aşamasını benimsemesinin belirgin bir şekilde daha az olduğunu fark ettik. En önemlisi de, bunlar çalışanların ve müşterilerin deneyimini yeniden şekillendirebilecek en etkili otomasyon türleridir.

Örneğin, ITDM'lerin yalnızca %29'u müşteri iletişimlerini otomatikleştirdi ve yalnızca %30'u müşteriler için otomatik durum güncellemeleri sağlayabilmektedir.

Peki yanlış giden şey nedir ve ITDM'ler geride kalmamak için boşluğu nasıl kapatabilir?

İş akışı otomasyonunu sunmak daha karmaşık bir süreçtir. Ancak araştırmamız sırasında, bu kadar geniş kapsamlı otomasyonun uygulanmasının başka bir nedenden ötürü göz korkutucu olabildiği ortaya çıktı: yeni ve mevcut teknoloji arasındaki uyumluluk sorunları. Bu nedenle, ITDM'ler yeni teknolojiyi tercih ettiğinde, kuruluşlarının mevcut BT altyapısıyla uyumluluğu bir numaraya koyuyorlar.

Kuruluşların giderek daha karmaşık hale gelen teknoloji ekosistemlerini işlettiği düşünüldüğünde, güncelleme ve yeniliklerin kolay olmadığı şaşırtıcı değildir. Araştırmamız, ITDM'lerin %27'sinin son büyük teknoloji uygulamaları sırasında gecikmeler yaşadığını ve %23'ünün de teknolojiyi kursalar da işlevselliğin amaca uygun olmadığını gördüğünü ortaya koydu. Bir işletmeyi bilgi yönetiminde daha etkili hale getirmek için yapılması gerekenler yanlış ele alınırsa tam tersi bir etkiye sahip olabilir.

Çoğu durumda, yeni bir teknoloji uygulaması sırasında doğru iş ortağını seçmek başarı veya başarısızlık arasındaki farktır. Araştırmamız, yanlış iş ortağıyla iş birliği yapmanın uyumluluk sorunlarını daha da artırabileceğini gösterdi. Bu nedenle, çözüm entegrasyonu ve yönetiminde deneyimli olan bir iş ortağı seçmek, ITDM'lerin her türlü aksaklığı ve belirsizliği en aza indirmesine yardımcı olabilir.

Dijital olgunluklarını artırmanın, işletmelere daha çevik olmaları için yapı taşları sunduğunu gördük. Otomasyon, bu yolculuğun temel bir parçasıdır; hem çalışan hem de müşteri deneyimini geliştirir ve IDTM'lere kuruluşlarındaki bilgiler konusunda her zamankinden daha fazla kontrol ve görünürlük sağlar.

Bununla birlikte, otomasyondan en iyi şekilde yararlanmak için işletmelerin uyumluluk engellerini aşacak bir büyüme planı oluşturmaya hazır olmaları gerekiyor. Doğru iş ortağını bularak, otomatikleştirilmiş bir geleceğe doğru devam eden bu ilerleme çok daha az korkutucu hale gelecektir.

Bugün ITDM'lerin karşılaştığı zorlukları, işletmenizin dijital olgunluğunu ve pratik bir otomasyon stratejisi oluşturmak üzere yatırım yapabileceğiniz alanları keşfetmek için raporumuzu indirin