Canon yazıcılarla güvenli baskı almanın 8 yolu

Güvenli baskı çözümleri, modern çalışma ortamında temel bir gerekliliktir. Hibrit çalışma ve daha anlamlı mobil çözümlere ulaşma isteği, ağların ve yazıcılar dahil bağlı cihazların güvenliğine yönelik talepler ortaya çıkarmaya devam etmektedir.

İster faturaları yazdırmak ister sözleşmelerin fotokopisini çekmek veya hassas belgeleri taramak için kullanılsın, hepsi bir arada yazıcılar ofislerde hala merkezi bir role sahiptir. Birden fazla konumda birden fazla kullanıcının erişimine açık olmak, işleri kolaylaştırmakla birlikte siber güvenlik risklerini artırır.

Peki, gerek duyduğunuzda basılı materyaller üretirken aynı zamanda gizli bilgileri korumanın ve genel veri güvenliğini sürdürmenin yolu nedir?

Canon Avrupa Ürün Pazarlama Uzmanı Zubair Rahim'in açıkladığı gibi, en yeni Canon MAXIFY ve PIXMA yazıcılar çeşitli güvenli baskı işlevlerine sahiptir. "MAXIFY GX serisindeki, GX4040 ve GX3040 ev-ofis modelleri veya GX5040, GX6040 ve GX7040 küçük ofis modelleri gibi yazıcılardan birini kullanıyorsanız yüksek verimliliğin yanı sıra yüksek baskı güvenliğinden de yararlanabilirsiniz," diyor Zubair.

Dünya genelinde GDPR ve diğer veri koruma yönetmeliklerine uyum, işletmelerin kişisel bilgilerin güvenliğini ve gizliliğini sağlaması gerektiği anlamına gelir. Yazıcılar, gizli verilere yetkisiz erişim olasılığı nedeniyle potansiyel bir güvenlik açığı teşkil eder. Bu, bir işletmenin kullandığı donanımdan çok süreçlere bağlı olsa da, Canon'un en yeni yazıcılarında yerleşik olarak bulunan ve baskı güvenliğini artırarak veri koruma gerekliliklerini ihlal etme riskini azaltan çeşitli işlevler bulunur.

Burada, güvenli baskı sağlamak ve hassas belgeleri korumak için atabileceğiniz temel adımları vurgulayacağız.

• Cloud Link ile buluttan güvenli baskı ve buluta güvenli tarama
• Yönetici parolası belirleme
• Uzak Kullanıcı Arayüzünden en iyi şekilde faydalanma
• İş kaydını izleme
• Otomatik ürün yazılımı güncellemeleriyle güvenliği güçlendirme
• Orijinali kaldırma hatırlatıcısını etkinleştirme
• Damga/Arka Plan baskısı ile filigran ekleme
• TLS 1.3 şifreleme ile güvenli baskı

Hassas verilerin bir masaüstü veya dizüstü bilgisayarda tutulmasıyla ilişkili çok sayıda risk vardır. Cihaz çalınabilir veya ele geçirilebilir ve veri depolama donanımı arızalanabilir ya da bozulabilir. Verileri ve belgeleri bulutta depolamak ek bir koruma katmanı sağlar ve Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link üzerinden popüler bulut hizmetlerinden güvenli baskı ve bu hizmetlere güvenli taramaya olanak verir.

"Cloud Link'e, varsa yazıcı ekranından veya akıllı telefonunuzdaki Canon PRINT uygulamasını kullanarak erişebilirsiniz," diye açıklıyor Zubair. "Kuruluşlar; Google Drive™, Dropbox™, Evernote® hizmeti ve Microsoft OneDrive®'daki paylaşılan bir hesapta belgeleri merkezi olarak tutabildiğinden, yerel olarak birden fazla kopyanın saklanmasına gerek yoktur."

Artık Google Classroom™ Cloud Link'e de dahil edilmiştir. Bu sayede öğretmenler ve öğrenciler paylaşılan belgeleri yazdırabilir ve doğrudan yazıcıdan bir Google Drive klasörüne tarama yapabilir.

Basit ve kullanışlı bir seçenek de, ağa bağlı Canon MAXIFY ve PIXMA yazıcılarda yazıcıya yetkisiz erişimi kısıtlamak için yönetici parolası belirleme özelliğidir. Yönetici, yazıcıda 20'ye kadar yetkili kullanıcı yapılandırabilir ve bu kullanıcıların her birine ayrı bir parola verilebilir. Parola girilmezse ekran kilitli kalır. Bu, yazıcının yanından geçen herkes tarafından kullanılamamasını veya ayarlarının değiştirilememesini sağlamaya yardımcı olur. Zubair, "Bu, özellikle halka açık alanlarda bulunan yazıcılar için faydalı bir güvenlik özelliği," diyor. "Tüm Wi-Fi ve LAN ayarlarını yapabilmenize ve tüm bunları yönetici parolasıyla kilitleyebilmenize olanak tanıyor.

"İzin verilen kullanıcıların yapabileceklerini de kontrol edebilirsiniz. Örneğin, fotokopiyi yalnızca siyah-beyaz ile sınırlandırmanın yanı sıra USB flaş sürücüsüne tarama (varsa) gibi tarama işlevlerini ya da Buluta yazıcı ekranından erişimi de sınırlandırabilirsiniz."

Yazıcının kendisinde güvenli baskı işlevlerini etkinleştirmenin yanı sıra, Canon'un Uzak Kullanıcı Arayüzünü kullanarak cihazı ve kullanıcıları uzaktan yönetmek de mümkündür.

Uzak Kullanıcı Arayüzüne doğrudan bir web tarayıcısı veya Canon PRINT uygulaması üzerinden erişilebilir. Bu uygulama yazıcı ayarlarını yapılandırmanıza, bakım görevlerini yerine getirmenize, en önemlisi parolaları değiştirmenize, erişimi kısıtlamanıza ve yazıcı güvenliği kimlik doğrulama protokollerini yapılandırmanıza olanak verir.

Zubair, "Bu protokollerin tümü Uzak Kullanıcı Arayüzü aracılığıyla yönetilebilir," diye ekliyor. "AirPrint ve Bonjour ayarları ve insanların yazıcıya erişme yolları da değiştirilebilir. Bu, ister ofis ister ev olsun, sabit bir konumdaysanız ve yalnızca o konumdaki kullanıcıların bu yazıcıyı kullanmasını istiyorsanız yararlı olabilir. IP erişimini kısıtlayabilir, yalnızca tanıdığınız ve güvendiğiniz IP adreslerinin cihazla bağlantı kurmasına izin verebilirsiniz."

Bir yazıcının yöneticisi veya ana kullanıcısıysanız ve birinin cihazı kötüye kullandığından veya cihaza erişmesine izni olmadığı halde eriştiğinden şüpheleniyorsanız yazıcının iş kaydını kullanarak bunu tespit edebilirsiniz.

Zubair, "Bu, olağan dışı baskı davranışlarını takip etmenizi sağlayan basit bir baskı işi geçmişidir," diye açıklıyor. "Yani alışılmadık miktarda baskı işi varsa veya yazıcıyı kullanan kimsenin olmadığını bildiğiniz zamanlarda iş kayıtları görünüyorsa (yönetici parolası belirlediğiniz varsayılarak) iş kaydı oturum açma ekranına, bu özelliğe sahip bir yazıcıdan erişebilirsiniz."

Akıllı telefon, tablet veya bilgisayarda ürün yazılımını güncellemek, modern yaşamın rutin bir parçasıdır ve bazen yazıcılar için de çeşitli güncellemeler sunulur.

Daha önce, en son ürün yazılımını yüklemek için ekrandaki yönergeleri izlemek veya yazıcının ürün yazılımı sürümünü cihaz üzerinde kontrol etmek gerekirdi. Bunun yanı sıra, Uzak Kullanıcı Arayüzünü kullanarak veya yeni bir sürümün sunulup sunulmadığını görmek için Canon destek sitesini kontrol ederek manuel güncelleme de yapılabiliyordu.

Zubair, "Artık Canon MAXIFY GX3040 ve Canon MAXIFY GX4040 gibi en yeni yazıcılardan bazılarında otomatik ürün yazılımı güncellemeleri sunuluyor," diye açıklıyor. "Bu modeller en son güncellemelerin yüklenmesini sağlıyor."

Hepsi bir arada bir yazıcının tarayıcı veya fotokopi işlevini kullanırken hassas bilgilerin korunması önemli bir konudur. Örneğin, bir belgenin yanlışlıkla, yetkisiz bir kişinin daha sonra bulabileceği şekilde camın üzerine bırakılması olasılığı yüksektir.

Bu endişeyi gidermek için artık çoğu yeni Canon çok işlevli yazıcı, orijinal belgeyi kaldırmanız uyarısında bulunan bir hatırlatma ayarlama seçeneği sunmaktadır.

"Bu işlevi etkinleştirdiğinizde, tarama veya fotokopi işleminden yaklaşık bir dakika sonra, belgeyi plaka üzerinde bıraktığınızı belirtmek üzere yazıcı ekranında bir uyarı görüntülenir ve sesli bir hatırlatma duyulur," diye açıklıyor Zubair.

Gizli belgeler yazdırıyorsanız Canon PIXMA ve MAXIFY yazıcı serilerindeki modellerde bulunan Damga/Arka plan baskısı işlevi ek güvenlik sağlar.

Zubair, "Bir belgeye filigran uygulamaya çok benziyor," diyor. "Damga işlevi, belgedeki verilerinin arkasına çok açık renkli bir metin veya bit eşlem damgası basmanızı sağlar. Örneğin, belgenin hassas niteliğini vurgulamanıza ve kaybolan tüm kopyaları izlemenize olanak verecek şekilde bir tarih, saat veya kullanıcı adı seçebilirsiniz."

İletim Katmanı Güvenliği (TLS) şifreleme protokolünün en son sürümü daha hızlıdır ve bir yazıcı ile yönlendiricinin bağlanmasına yönelik gelişmiş güvenlik sağlar. Canon, Canon MAXIFY GX4040 ve GX3040 modellerinde TLS 1.3 desteğini kullanıma sundu.

"Önceki sürüm olan TLS 1.2 hala güvenli ve ağlar arasında en yaygın kullanılan şifreleme protokolü," diyen Zubair, şöyle devam ediyor: "Ancak modern cihazların sahip olduğu daha gelişmiş şifreleme özellikleriyle uyumlu olmalarını sağlamak için cihazlarımızda TLS 1.3'ü kullanıma sunuyoruz.

"MAXIFY ve PIXMA modellerimizde sunduğumuz birçok pratik güvenli baskı işlevinden farklı olarak, bazı kullanıcılar, bağlantıda ve gizli dinleme, yanıltma gibi güvenlik risklerine karşı ağ korumasında iyileştirmeler sunan, veri korumasına yönelik TLS 1.3 şifreleme ve WPA3 desteği gibi özellikleri fark etmeyebilir. Ancak baskı işleminin daha güvenli olmasını sağlamak için arka planda bu eklemeleri yapıyoruz."

Her an her şeyin birbirine bağlı olduğu bu zamanda, hassas bilgilerin korunduğundan emin olmak önemlidir. Canon yazıcılardaki güvenlik özellikleri ve işlevleri, baskılarınızın mümkün olduğunca güvenli olmasını ve basılı belgelerinizdeki bilgilerin güvende olmasını sağlar.



Yazan: Marcus Hawkins